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MFではじめるクラウド会計〜メンバーの追加と管理〜

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MFクラウドでは、複数のメンバーで使うことができるように、メンバーの追加と管理をすることができ、それぞれのメンバーの役割に応じて、権限を限定することもできますので、ぜひ活用してみましょう。

 

メンバーの追加と管理

まず画面右上の▼をクリックしてメニューを表示し、【メンバー追加・管理】をクリックします。

 

するとこのような画面が表示されます。

 

では、新しくメンバーを追加してみましょう。

まず、【メンバー追加】をクリックします。

 

するとメンバー追加のウインドウが表示されますので、必要事項を入力します。

 

【ユーザーに与える権限】は一覧の中から選ぶのですが、細かく設定したい場合は【カスタム】を選択すると、下記の項目の権限を個別に設定することができます。

 

なお、権限はあとからでも変更ができます。

必要事項を登録したら【登録】をクリックします。

 

するとメンバー一覧に追加されます。

ただし、まだこの状態では仮登録の状態であって、完了していません。

先ほどの登録ボタンをクリックしたときに、新しいメンバーにも下記のようなメールが届いています。

 

追加した新しいメンバーに、指定されたURLをクリックしてログインしてもらうと、メンバーとしてデータを共有できるようになります。

新しいメンバーがMFクラウドのアカウント取得していない場合は、アカウント取得画面が表示されますので、メールアドレスとパスワードを設定して、アカウントを作成してもらいます。

正式に利用者登録がされると、メンバーに招待された側の事業所一覧に表示されます。

 

 

オーナー権限の変更

最も権限のあるのがオーナーですが、これは譲渡することができます。

現在のオーナー側のメンバー一覧の画面で、【編集】をクリックすると

 

【メンバー設定の更新】ウィンドウが表示されますので、権限をオーナーに変更します。

 

するとこのようなメッセージが表示されます。

オーナーを変更すると自動連携で登録したネットバンクなどの情報が、新しいオーナーが設定した口座情報になります。

つまり、新しいオーナーの方で、ネットバンクの情報などをもう一度登録する必要があるということです。

【OK】をクリックして、最後に更新をクリックスすると

 

オーナー権限が移ります。

 

オーナー権限の変更は、税理士事務所の方で会計データの科目設定などや他社ソフトからのデータのインポートをしたあと、要するに会計データの器を作ったあとに、顧問先にオーナー権限を変更するといったときに使うことが想定されます。

 

まとめ

複数のメンバーで会計データを共有する場合は、メンバーの設定を行いましょう。

ひとつのメンバーアカウントを複数の人間で使用するといったこともできますが、権限が全員同じになってしまいますし、ひとりが退職するとパスワードを変更する必要が出てきたりして、管理が煩雑になったり、情報漏えいの可能性も出てきます。

また、ひとりが事業年度を変更して過年度のデータを見に行ったあとに、事業年度を元に戻すのを忘れてしまいますと、次に入力する人が事業年度が変わったことに気づかないと、当期のデータを過年度のデータに入力してしまうというミスも考えられます(過年度のデータを変更できないよにロックしていれば大丈夫ですが)。

ユーザーごとにネットバンクやカード情報の登録をするという手間はかかりますが、安全な運用ができますので、メンバーの設定を使ってみましょう。

 

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